¿Cómo organizar el transporte de equipamiento de oficinas de forma eficiente y económica?
Envíos y
preparación de equipamiento
de oficinas
Transportar equipamiento y material de oficina puede causar algunos problemas. Para evitar incidentes, conviene preparar el proceso de forma adecuada y adaptar el envío a cada tipo de artículo. Hay que empezar protegiendo bien el equipo, para que viaje seguro desde el momento en que lo recoja el transportista hasta que se entregue en la dirección elegida. Independientemente del tipo de equipamiento que tengamos que transportar, la protección adecuada nos permitirá enviar de forma segura artículos voluminosos,dispositivos electrónicos, muebles o material de oficina.
Si tenemos que transportar muebles de oficina como por ejemplo mesas de despacho, librerías, sillas, archivadores, etc. lo más conveniente puede ser desmontar el mueble y transportarlo de esta manera para que ocupe menos espacio y la carga sea más fácil de manejar. Para ello, tendrás que asegurarte de guardar y etiquetar de forma ordenada las partes más pequeñas para facilitar el montaje posterior del mueble una vez que llegue al destino y embalar correctamente el resto de piezas empleando por ejemplo telas, cartón, papel periódico, papel de embalar o plástico de burbujas.
Procederemos de forma similar con los equipos electrónicos, seleccionaremos el embalaje más conveniente para cada artículo. Podemos utilizar cajas de cartón, siempre y cuando rellenemos los espacios sobrantes y envolvamos antes el aparato en papel de embalar, periódico o plástico de burbujas para que viaje bien protegido. Además, los dispositivos como portátiles, ordenadores de mesa o impresoras deben desconectarse previamente de la fuente de alimentación, también deben estar asegurados y libres de partes sueltas que puedan ocasionar daños durante el transporte.
Todos los documentos y papeles conviene guardarlos en un archivador o en cajas que precintaremos correctamente para su transporte seguro. Rotula las cajas para conocer su contenido y te resulte más fácil organizarlos una vez que lleguen al destino final.
El transporte de equipamientos de oficina lo podemos realizar por nuestra cuenta o contratando una empresa transportista. Si te decantas por la segunda vía, es fundamental que acuerdes con ellos el tipo de servicio a contratar, si solo necesitas el transporte o si también quieres que embalen tus artículos o que te ayuden con la carga y descarga e incluso servicio de desmontaje y montaje cuando se trate de mobiliario. Los diferentes tipos de servicios tienen precios específicos y además, no todos los transportistas brindan servicios completos, por eso es conveniente aclarar muy bien todos los detalles antes de contratar un servicio.
Otro punto importante para resolver con el transportista, especialmente cuando tengas que transportar artículos muy frágiles y/o valiosos, es el relacionado con el tipo de póliza de seguros con la que cuenta y que cubrirá la mercancía en caso de daños.
Coste del transporte de equipamiento de oficina
El precio de trasladar equipos de oficina va a depender de varios aspectos. Los factores decisivos son sin duda las medidas, peso y el número de objetos a mover, los plazos y fechas del pedido. Los costes pueden variar en función de si los plazos con los que contamos son fijos o si por el contrario podemos adaptarnos y tenemos fechas flexibles. Por otra parte y como hemos dicho antes, si se van a contratar servicios adicionales al transporte, hay que solicitarlo a la hora de obtener presupuestos y tener presente que el coste total puede aumentar cuantos más servicios contratemos. Al buscar transportista en la plataforma Clicktrans, como cliente también podrás marcar el presupuesto orientativo del que dispones para realizar tu envío. Cuanta más información brindes sobre tu envío, más sencillo será para los transportistas ofrecer un presupuesto preciso y además evitarás malentendidos en la comunicación con él.
Ejemplos de envíos de equipamiento de oficina realizados con Clicktrans.es:
- Mobiliario de tienda de telefonía desde Cantabria a la Comunidad Valenciana, distancia 716 km y un precio de 250 €.
- Fotocopiadora de Mataró a Madrid, distancia de la ruta 647 km y precio 200 €.
- Impresora de gran volumen con ruedas del País Vasco hasta Madrid, ruta de 478 km y presupuesto 158 €.
